第一章 总则
第一条 为认真做好本会档案管理工作， 加强档案管理,健全档案管理制度，明确岗位职责，保证档案管理工作的完整性、保密性，使协会档案管理工作科学化、规范化、制度化，根据《档案法》和相关规定，结合本会具体情况，特制定本管理办法。
第二条 档案是协会的宝贵财富，是协会工作和活动的历史见证,是各项活动的真实记录和依据，是研究本会发展历史的重要凭据。
第三条 在开展各项工作、活动中形成的档案要统一管理，不得分散保存或个人保存，以维护档案的完整与安全。
第四条 要运用现代管理方法保存管理档案，并积极利用，发挥档案的作用,为船员、为行业、为社会服务。
第二章 档案管理的基本原则
第五条 维护档案的完整与安全的原则。档案管理要做到连续、真实、齐全、完整和安全。
第六条 统一集中管理，分级负责的原则。档案是本会各项活动及组织管理的组成部分，档案工作由协会秘书长负责指导、监督和检查；由办公室负责日常管理。
第七条 服务于行业、社会，便于利用的原则。充分开发利用档案信息资源，从而为行业和社会提供有效服务；
第三章 档案工作机构和任务
第八条 档案管理工作具体由协会秘书处办公室统一集中管理，日常工作由协会秘书处办公室主任负责，
第九条 本会设档案柜，配兼职档案员，办公室行政文员兼档案员。
第十条 办公室工作人员均为兼职资料员，将定期或不定期向档案室报送材料，并同步保留电子版和文字版，以此作为考核档案管理工作的重要内容。
第十一条 档案工作的任务和职责
1、贯彻执行档案工作的法律、法规和方针政策，集中统一管理本会各类档案，维护档案的完整与安全。
2、建立档案的立卷归档、日常保管、査阅利用、鉴定销毁、安全保密等各项管理制度，逐步实现档案管理的规范化、标准化和现代化。
3、负责本会文件、材料档案的收集、分类、整理、立卷、归档、鉴定、销毁、统计、管理和利用工作。
4、编辑各类档案资料，编制检索工具，积极开发档案信息资源，做好档案利用工作。
5、积极参与本会重大活动，如纠纷调解、诚信管理、船员招募及行业发展的重要事件等，从中收集重要信息资料。
第四章 工作责任
第十二条 兼职档案管理工作人员责任
1、按照档案管理工作的政策、法规，依法落实档案管理规章制度，严格遵守纪律和保密制度，坚守岗位，履行职责。
2、负责保管本会的各类档案，及时纠正和制止违反《档案法》的行为和不良现象。
3、文件材料归档后，档案人员应本着便于保管、方便利用的原则对案卷进行必要的加工整理、编目、登记和统计。
4、参与各类档案的鉴定，处理和销毁已过期且无保存价值的档案。
5、积极开发档案信息资源，提高档案的利用价值。
6、做好档案的借阅、登记工作；
7、保持档案柜的清洁卫生，做好防火、防盗、防潮、防尘、防光、防虫、防鼠等“七防工作”，确保档案的安全。
第五章 档案保管及要求
第十三条 要根据需要编制目录，科学分类，按照年代顺序排列编号,以便于查找。
第十四条 对库藏档案要定期清理核对，做到账、物相符，对破损或载体变质的档案，要及时进行修补和复制。
第十五条 非档案管理人员不得随便开启档案橱柜。
第十六条 本会为档案管理工作提供必需的经费和满足物质保管条件，档案工作所需的经费由协会解决。
第十七条 严格执行本管理办法，纳入责任人考核范围，酌情给予奖惩。
第六章 文件材料的立卷归档、移交和接收
第十九条 凡是本会在工作活动中形成的具有保存价值的文件材料、专题项目、录音录相带、照片及财会帐簿、设备等均应立卷归档。
第二十条 把握档案文件材料形成关，坚持部署工作计划的同时提出相关材料形成档案的要求，并列于工作检查的內容。
第二十一条 档案员应随时对各种档案的收进、移出、保管、利用、销毁等情况进行登记。
第二十二条 归档要求
1、归档的文件材料必须有原件、正文、底稿完整；
2、归档的文件材料必须符合公文格式书写标准，严禁用铅笔、圆珠笔、红笔书写；
3、归档的文件材料必须准确、完整、全面地反映本会活动、行业管理等各项活动真实内容和历史过程；
4、本会档案员要主动关注相关活动，对文件材料不完整、不准确、不系统的不能验收；
5、本会工作人员因公外出参观学习、考察和参加各种会议而获得的文件材料，必须交存档案室；若需要可留复印件。
第二十三条 归档时间及要求
1、本会的工作或活动在任务完成后3个工作日之内由其责任人将材料交档案室立卷归档。
2、各项活动和管理工作中形成的文件材料，在次年一月底前由兼职档案员归档整理编目，并由办公室负责人审定后移交档案室。
3、会计帐簿、报表、凭证等，由财务室负责整理保管。
4、一般文件材料归档一份。
第七章 档案的借阅和利用
第二十四条 档案的利用
1、档案的利用是档案管理的一项重要内容，本会员工因工作需要，可到档案室查阅档案材料。档案查阅完毕，随时归还原处；
2、外单位及个人查阅档案，要提供方便，但需经协会负责人审批后方可借阅档案材料，但不得借出，要办理查、借、阅档案资料登记；
3、任何人在使用档案材料时要保护档案，不得拆毁、折叠、涂改或作任何标记；
4、档案员要熟悉本会所藏档案内容和成分，以便提供利用；
5、档案员应积极配合开展档案史料的编研工作，编写协会介绍，组织沿革，大事记，发文汇编等。
第八章 档案的鉴定、销毁和移交
第二十五条 本会档案应根据国家有关档案资料保管期限规定，结合实际情况制定保管期限表，定期对档案进行鉴定，准确地判定档案的存毁。
第二十六条 销毁失去保存价值的档案，应登记造册，经本会鉴定小组鉴定和本会负责人批准后，由两人在指定地点监销，并在销毁册上签字。
第二十七条 档案室工作人员调动工作时，必须在办完档案移交手续后离开岗位。
第九章 奖惩
第二十八条 本会员工都有依法保护档案的责任和义务。
第二十九条 对收集、整理和利用档案成绩显著的部门或个人应予以奖励，其奖励办法与全年工作总结表彰同步进行。对遗失、销毁、涂改、仿造档案的，视情节轻重给予行政处分，造成损失者责令赔偿损失，构成犯罪的依法追究刑事责任。
第三十条 此办法于2015年 1月1日发布之日起实施。
2014年12月15日